QUY TRÌNH XỬ LÝ YÊU CẦU HỖ TRỢ TẠI AITILEN
Mục đích:
Giúp việc tiếp nhận, xử lý các yêu cầu hỗ trợ của khách thuê được thực hiện nhanh chóng, minh bạch, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa khách hàng và bộ phận vận hành.
Bước 1: Khách hàng tạo Yêu cầu Hỗ trợ trên Website Aitilen.com
- Khi phát sinh sự cố hoặc có nhu cầu hỗ trợ, khách hàng đăng nhập vào website aitilen.com và tạo Yêu cầu hỗ trợ.
- Nội dung yêu cầu cần ghi cụ thể, chi tiết vấn đề cần hỗ trợ.
- Đính kèm hình ảnh, video minh họa tình trạng thực tế để bộ phận kỹ thuật dễ dàng nắm bắt vào nhóm zalo của phòng
Bước 2: Bộ phận Tiếp nhận & Phân công nhân sự xử lý
-
Bộ phận tiếp nhận (CSKH/Aitilen) sẽ:
- Xác nhận lại thông tin yêu cầu.
- Phân công nhân sự xử lý phù hợp (kỹ thuật, vệ sinh, bảo trì…)
- Cập nhật tiến độ phân công trên hệ thống Aitilen.
Bước 4: Nhân sự xác nhận khi tiến hành xử lý
-
Trước khi đến phòng để xử lý yêu cầu, nhân sự sẽ nhắn tin vào nhóm Zalo phòng để thông báo thời gian qua hỗ trợ.
- Nội dung ví dụ: “Aitilen xin phép vào phòng 301 lúc 14h để xử lý sự cố điện nước.”
- Điều này giúp khách thuê chủ động sắp xếp thời gian.
Bước 5: Xác nhận hoàn thành sau khi xử lý xong
-
Sau khi hoàn tất xử lý, nhân sự phải:
- Nhắn tin xác nhận trong nhóm Zalo phòng đã hoàn thành công việc.
- Ví dụ: “Aitilen đã xử lý xong tình trạng rò rỉ nước tại phòng 301 lúc 15h.”
- Chụp ảnh/video nếu cần để minh chứng.
- Đồng thời, nhân sự chọn trạng thái Hoàn thành trên hệ thống Aitilen.com để hoàn tất yêu cầu.
Bước 6: Khách hàng xác nhận & Đánh giá dịch vụ
- Khách thuê kiểm tra lại kết quả xử lý.
- Bộ phận CSKH có thể liên hệ xác nhận mức độ hài lòng.
- Khách hàng có thể đánh giá trực tiếp trong nhóm Zalo phòng.
📌 Quy định & Chính sách hỗ trợ cho khách mới
-
Trong 14 ngày đầu kể từ khi nhận phòng:
- Khách có thể yêu cầu kiểm tra, sửa chữa hoặc thay thế miễn phí nếu thiết bị trong phòng có lỗi.
-
Sau 14 ngày:
- Các yêu cầu sửa chữa sẽ tính phí hỗ trợ (theo bảng giá BQL).
QUY TRÌNH XỬ LÝ YÊU CẦU HỖ TRỢ TẠI AITILEN