QUY TRÌNH NHẬN PHÒNG

🏠 QUY TRÌNH NHẬN PHÒNG – HỆ THỐNG AITILEN

1. Xác nhận hợp đồng và thanh toán

• Khách ký hợp đồng thuê phòng và thanh toán tiền cọc + tiền phòng tháng đầu tiên.
• Chỉ thực hiện lấy vân tay sau khi khách đã đóng đủ ít nhất tiền cọc phòng.
• BQL gửi bản hợp đồng và hóa đơn qua zalo nhóm phòng cho khách.

2. Bàn giao chìa khóa và hướng dẫn sử dụng

• BQL bàn giao:
  • Chìa khóa phòng / thẻ từ
  • Thẻ giữ xe (nếu có)
  • Điều khiển điều hòa,…
• Hướng dẫn khách cách sử dụng khóa cửa, điều hòa, bình nóng lạnh, internet.

3. Lấy vân tay mở cửa hoặc thẻ từ

• Sau khi khách đã thanh toán đủ tiền cọc (và tiền phòng tháng đầu tiên), BQL:
  • Đăng ký vân tay cho khách vào hệ thống khóa cửa.
  • Kiểm tra và xác nhận khách mở cửa thành công.
• Cấp thẻ từ cho khách trong trường hợp không thể lấy được vân tay

Lưu ý:

• • Thẻ từ chỉ cấp trong trường hợp không thể lấy vân tay
  • Khách cần cược 100k/1 thẻ
  • Tiền cọc thẻ được hoàn lại khi bàn giao trả thẻ
  • Thẻ mất phải báo ngay với BQL để hủy thẻ và không được hoàn lại tiền cược thẻ.

4. Kiểm tra hiện trạng phòng & chốt số điện

• Khách và BQL cùng kiểm tra:
  • Thiết bị, nội thất, hệ thống điện – nước, internet.
  • Chụp ảnh số điện trên đồng hồ tại thời điểm nhận phòng và ghi vào biên bản bàn giao.
• Lưu ảnh/video hiện trạng và số điện vào hồ sơ.

5. Chính sách kiểm tra & bảo hành cho khách mới

• Trong 14 ngày đầu:
  • Khách được kiểm tra và sửa chữa/thay thế miễn phí nếu thiết bị trong phòng có lỗi.
• Sau 14 ngày:
  • Các yêu cầu sửa chữa sẽ tính phí hỗ trợ (theo bảng giá BQL).

6. Hướng dẫn quy định tòa nhà

• Quy định về giờ giấc ra vào, giữ xe, vệ sinh, an ninh, PCCC.
• Hướng dẫn kênh liên hệ khi cần hỗ trợ:
  • Website Aitilen.com
  • Nhóm Zalo phòng
  • Hotline CSKH

7. Chụp ảnh hợp đồng

• Chụp ảnh hợp đồng và gửi lại vào nhóm zalo 
  
• Bộ phận hành chính có trách nhiệm lưu trữ bản cứng và đưa ảnh hợp đồng lên phần mềm quản lý.